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Você já deve estar familiarizado com o Simples Nacional, o regime tributário simplificado que descomplica o pagamento de impostos. Mas quando a folha de pagamento entra em jogo, a complexidade aumenta. Afinal, não se trata apenas do salário que você paga ao seu funcionário. Há uma série de encargos, direitos e deveres que precisam ser considerados para que seu negócio cresça de forma saudável e dentro da lei.
Neste guia completo, vamos desmistificar o processo de contratação. O objetivo é que você entenda, de forma clara e acessível, todos os custos e obrigações envolvidos, desde o momento da decisão até a manutenção da folha de pagamento. Vamos além do óbvio, detalhando o que você já imagina e, principalmente, o que ainda nem passou pela sua cabeça.
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O Salário: O Ponto de Partida, Mas Não o Único Custo
Muitos empreendedores iniciantes cometem o erro de calcular o custo de um funcionário apenas com base no salário-base. Por exemplo, se o salário combinado é de R$ 2.000,00, a tendência é pensar que esse será o custo mensal. Ledo engano.O salário é, na verdade, apenas o ponto de partida.
O primeiro passo é definir o salário que será pago ao funcionário. No Brasil, o valor mínimo que pode ser pago é o salário mínimo nacional, ou o salário mínimo regional (se houver um no seu estado) ou o piso salarial da categoria, dependendo do que for mais vantajoso para o funcionário. É fundamental pesquisar o piso salarial da categoria profissional do cargo que você está contratando. Essa informação pode ser encontrada nos sindicatos ou convenções coletivas de trabalho.
Além disso, leve em conta o valor de mercado para a função. Oferecer um salário competitivo ajuda a atrair e reter talentos. Mas, como veremos a seguir, o salário bruto é só a ponta do iceberg.
Encargos e Tributos sobre a Folha de Pagamento: A Conta que Você Precisa Conhecer
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1. INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)
O INSS é o principal encargo social e tem uma dupla cobrança: uma parte é descontada do salário do empregado e a outra é paga pela empresa.
- INSS do Empregado: O valor é retido diretamente do salário do funcionário e repassado para o governo. A alíquota é progressiva, variando de 7,5% a 14% de acordo com a faixa salarial.
- INSS Patronal (ou Contribuição Previdenciária Patronal - CPP): Para a maioria das empresas, essa é uma alíquota de 20% sobre o valor total da folha de pagamento. Mas atenção, micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional têm uma grande vantagem aqui! A maior parte dos impostos é paga na guia única (DAS). No entanto, dependendo do anexo em que sua empresa se enquadra (principalmente os anexos I, II, III e V), o INSS patronal já está incluso na alíquota do Simples Nacional. Mas há uma exceção importante para empresas do Anexo IV, que precisam recolher a CPP à parte. É crucial verificar em qual anexo sua empresa está e se a folha de pagamento está incluída no cálculo do DAS.
2. FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)
O FGTS é um direito do trabalhador e um encargo 100% pago pela empresa. O valor corresponde a 8% do salário bruto do funcionário e deve ser depositado mensalmente em uma conta vinculada na Caixa Econômica Federal.
Esse valor não é descontado do salário do empregado; ele é um custo adicional para o empregador. O FGTS funciona como uma poupança forçada para o trabalhador, que pode sacar o valor em caso de demissão sem justa causa, aposentadoria, compra da casa própria, entre outras situações.
3. Custo com Vale-Transporte
Se seu funcionário utiliza transporte público para ir e voltar do trabalho, você é obrigado a oferecer o Vale-Transporte. A lei permite que você desconte até 6% do salário-base do funcionário para cobrir parte desse custo. O restante, que exceder esse valor, é responsabilidade total da sua empresa.
É importante ressaltar que o funcionário pode optar por não receber o Vale-Transporte, caso não utilize o transporte público ou prefira outros meios de locomoção. Essa opção deve ser formalizada por escrito.
4. FAP (Fator Acidentário de Prevenção) e RAT (Riscos Ambientais do Trabalho)
Esses encargos são calculados com base na alíquota do SAT (Seguro de Acidente de Trabalho), que varia de 1% a 3% dependendo do grau de risco da atividade da sua empresa. O FAP, que pode multiplicar ou dividir a alíquota, é aplicado em cima do RAT.
Assim como o INSS patronal, para empresas do Simples Nacional que recolhem o DAS, o RAT/FAP já está incluído no valor do DAS. No entanto, é fundamental ter certeza disso consultando a legislação ou seu contador.
Direitos e Provisões de Custos Futuros: O Que Guardar para o Amanhã
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1. Férias
Todo funcionário tem direito a 30 dias de férias a cada 12 meses de trabalho. Durante o período de férias, ele recebe o salário-base mais um adicional de 1/3. Esse valor é um custo para a empresa e deve ser provisionado mensalmente.
Para ter uma ideia, a cada mês que seu funcionário trabalha, ele "adquire" o direito a 1/12 avos das suas férias. Assim, para um salário de R$ 2.000,00, a provisão mensal de férias deve ser de aproximadamente R$ 222,22 (R$ 2.000,00 + 1/3) / 12).
2. 13º Salário
O 13º salário é um direito garantido por lei, pago em duas parcelas (a primeira até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro). O valor é equivalente a um salário mensal.
A provisão mensal para o 13º salário é de 1/12 avos do salário-base do funcionário. Para um salário de R$ 2.000,00, a provisão mensal seria de aproximadamente R$ 166,67 (R$ 2.000,00 / 12).
3. Demissão
Embora ninguém goste de pensar nisso, a demissão de um funcionário sem justa causa também gera custos. A empresa precisa pagar:
- Aviso Prévio: O valor de um salário mensal, que pode ser trabalhado ou indenizado.
- Multa de 40% sobre o saldo do FGTS: Esse é um valor considerável, pago pela empresa ao funcionário. Por isso, a provisão de custos de demissão é crucial.
Considerando todos os custos fixos mensais, mais as provisões para férias e 13º, o custo real de um funcionário pode chegar a algo entre 1,8 a 2 vezes o valor do salário-base.
Obrigações Legais: O Que Você Precisa Fazer na Prática
Além dos custos, existem diversas obrigações legais e documentais que você, como empregador, precisa cumprir.
1. Registro do Funcionário
O registro deve ser feito antes do início das atividades do empregado. Isso inclui:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): O registro deve ser feito no eSocial, que substituiu a necessidade de anotação física.
- Contrato de Trabalho: Embora o eSocial já formalize o vínculo, um contrato de trabalho por escrito detalha as funções, horário, salário e outras cláusulas importantes.
2. Exame Admissional
É obrigatório realizar um exame médico para atestar que o funcionário está apto para a função que irá exercer. O exame deve ser feito por um médico do trabalho e é um custo da empresa.
3. Jornada de Trabalho e Horas Extras
A jornada de trabalho padrão é de 8 horas diárias e 44 horas semanais. O controle da jornada, seja por ponto manual, eletrônico ou digital, é fundamental para garantir a legalidade. Horas extras devem ser pagas com um acréscimo mínimo de 50% sobre o valor da hora normal.
Passo a Passo para Contratar seu Primeiro Funcionário
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- Planejamento Financeiro: Calcule o custo total real do funcionário, considerando salário, encargos, provisões e benefícios. Verifique se o fluxo de caixa do seu negócio suporta esse novo gasto.
- Elaboração da Vaga: Descreva a vaga de forma clara, com as responsabilidades e qualificações necessárias.
- Seleção e Entrevistas: Selecione os melhores candidatos e realize entrevistas para encontrar a pessoa certa para o seu time.
- Solicitação de Documentos: Peça os documentos necessários para o registro (CPF, RG, comprovante de residência, etc.).
- Exame Admissional: Agende e pague o exame médico do novo colaborador.
- Registro no eSocial: Com a ajuda de um contador, faça o registro do funcionário no eSocial.
- Assinatura do Contrato: Formalize a contratação com a assinatura de um contrato de trabalho.
Por que Ter um Contador é Essencial?
Se você ainda não tem um contador, esse é o momento. A complexidade de calcular encargos, recolher guias, fazer o registro no eSocial e garantir que todas as obrigações trabalhistas e fiscais estão em dia é enorme. Um erro pode resultar em multas e processos trabalhistas, que custam muito mais caro do que os honorários de um bom profissional.
O contador não apenas fará os cálculos e os registros, mas também será seu parceiro estratégico, orientando sobre as melhores práticas para a gestão da folha de pagamento e ajudando a otimizar a carga tributária do seu negócio. Ele pode, por exemplo, analisar o melhor modelo de contratação ou regimes de benefícios para sua empresa.
Conclusão: Crescer com Responsabilidade
Contratar o primeiro funcionário é um passo gigante para qualquer empreendedor. Com o Simples Nacional, você já tem a vantagem de um sistema tributário mais leve, mas a folha de pagamento exige atenção e conhecimento.
Lembre-se: o sucesso de uma empresa não está apenas em vender mais, mas em crescer de forma sustentável e em conformidade com a lei. Entender todos os custos e obrigações desde o início fará com que você evite surpresas desagradáveis e construa uma equipe forte e engajada.
Invista tempo no planejamento, conte com a ajuda de profissionais especializados e celebre cada nova etapa do seu negócio. A sua jornada está apenas começando, e o próximo passo é construir uma equipe para te ajudar a ir ainda mais longe.